Texto de: Felisa Muñoz

Cuando en las reuniones técnicas que se realizan en la biblioteca el segundo martes de cada mes, conocido como Día del Trabajo Técnico, se habla de realizar inventarios en los almacenes y nuestra directora Gretel Lobelle explica la importancia de efectuar un  estudio y evaluación de las colecciones, inmediatamente el resto de los bibliotecarios miran al personal que labora en los almacenes. Sus miradas son de lástima y piensan: “las pobres, la  tarea de nunca acabar”, porque cada cinco años se debe  volver a revisar la colección por temáticas. Dicen que es una tarea tediosa, o como nos  gusta recalcar a todas  nosotras: “tarea de inditos”.

En el año 2012 se ha realizado el inventario de  varias áreas a la vez, en los almacenes compactados. En él han participado las técnicas bibliotecarias de todos los departamentos involucrados en este trabajo y las que realizan su labor en los almacenes. Caridad Sánchez y Teresa Cabada realizaron el inventario en la clase 900 – Historia, revisando 3 024 títulos con 5 018 volúmenes. No solo se trata de revisarlos  y saber que todavía los tenemos o no en el fondo bibliográfico, implica también limpiar los estantes y los libros y sobre todo llegar a definir si tenemos que descartar un libro o no, que es la tarea más difícil para nosotras las bibliotecarias antiguas, pues siempre buscamos una justificación para no tener que desprendernos de un documento.

Se concluyó que en la colección de 900 tenemos en la actualidad 2 958 títulos con 4 924 volúmenes, cuyo valor  es de 17 706.85 pesos en moneda nacional 1 650 c.u.c.

En  la Sala Infantil todo fue más complicado porque se  unificaron  los libros que hay en la sala y los ejemplares únicos que se tienen guardados en el almacén del tercer piso.Rrealizaron este trabajo, las bibliotecarias queYamilsis Martínez, Danelis Seño, Yara María Rodríguez y María Micaela Pavón, que fueron bajando por clases los libros del almacén para la sala, revisando un total de 4 219 títulos con 9 100 volúmenes.

Muchos libros infantiles sí tuvieron que ser descartados porque estaban destruidos por el uso de los años y algunos de material muy sencillo estaban desgastados. Se llegó a la conclusión de que tenemos actualmente una colección infantil de 3 799 títulos con 6 845 volúmenes valorados en 12 463, 83 pesos en moneda nacional y 4 834, 30  c.u.c.

En el almacén del tercer piso las bibliotecarias María del Carmen Arencibia y Felisa Muñoz revisaron 4462 títulos con 7003 volúmenes de la clase 600 – Ciencias Aplicadas. Aquí las tareas fueron más tediosas, los libros son muy grandes, muchos escritos en otros idiomas, por lo que se hace difícil valorar si algún título se puede descartar o no. Puede ocurrir que un título no sea solicitado y repentinamente empiecen a  pedirlo. Así ocurrió con el surgimiento del trabajo por  cuenta propia, donde los cuentapropistas comenzaron  a demandar  libros de fontanería, albañilería, tejidos y otros; por ejemplo, los títulos  más populares entre ese tipo de  usuario  son los  de cocina o conservación de alimentos.

El inventario de 600 nos dejó una cifra de 4 360 títulos con 6 801 volúmenes, valorada en 23 254.88 pesos en MN y 2 370 C.U.C.

En el mes de diciembre se comenzó el inventario de la clase de 700. Aquí  ocurrió lo mismo que en el área  Infantil, primero se tuvo que  unificar la colección que se encontraba en la Sala de Arte y trasladar todos los documentos para el almacén del tercer piso. Actualmente se encuentran realizando  esta tarea  Diana Guzmán, Ileana Sánchez e Ileana Báez, esta última una técnica ya con experiencia por haber realizado  el inventario  a los  fondos de la colección de Referencia, área donde brinda sus servicios.

El inventario no solo nos lleva a resultados estadísticos o a conocer el valor de una colección, este  trabajo continúa con el completamiento del catálogo topográfico y en el caso de los títulos negativos que fueron dados de baja tenemos que auxiliarnos de las técnicas que atienden directamente al público para ir sacando del catálogo tradicional las fichas de autor, título y materia y  evitar que un usuario nos solicite un libro que ya no se encuentra en nuestro fondo.

Y por último, quienes le dan seguimiento al catálogo en línea deben  actualizar las Bases de Datos.

¿Quién puede decir que hacer un inventario es tedioso y aburrido?